Como fazer a Digitalização de Documentos na empresa

Que nós fazemos parte da era digital isso não é nenhuma novidade, porém existem processos tão antigos dentro de uma empresa que às vezes nem lembramos que podem ser modernizados e adequados para a atualidade. Até o momento que começam a incomodar, ocupar espaço e a perder usabilidade. Um exemplo disso são os documentos e acervos de papeis. Então vamos lá, vamos falar sobre como fazer a digitalização de documentos antigos na sua empresa e como lidar com os novos que estão vindo!

Como digitalizar documentos antigos

Esse processo de digitalização tem o princípio de converter aqueles documentos no papel para o digital, em dispositivos eletrônicos, podendo ter acesso pelo computador, celular e tablet.

Num primeiro momento se a empresa possui muitos arquivos importantes para digitalizar, é necessário ter funcionários só para isso ou então contratar uma empresa especializada. Pois parece simples, mas é um processo trabalhoso e leva tempo.

Os documentos precisam de uma manipulação especial para higienizar, retirar os grampos ou qualquer outra coisa que tenha na superfície do papel. Depois são escaneados, editados e colocados numa organização a ser definida pela administração.

Até aqui tranquilo, mas e a partir de agora? Como parar de trabalhar com tanto papel e fazer uma gestão apenas com arquivos digitalizados?

Como parar de usar papel na empresa

Você já deve conhecer o famoso PDF certo? Pois então, muitas pessoas acham que é apenas um programa que serve para ler arquivos no computador. Bom, posso te dizer e provar que o pdf é muito mais do que um simples arquivo de pdf.

A Adobe, criadora da marca Acrobat, que é popularmente conhecida como pdf, se preocupa exatamente com essa digitalização de arquivos e documentos. Com uma licença do software Acrobat para empresas, os funcionários conseguem editar os textos, comparar um com o outro de maneira mais prática, colocar senha naqueles mais sigilosos, fazer alterações, usar assinatura digital… sim, assinar documentos sem usar caneta e papel! Assinatura Digital existe e já é uma realidade no Brasil minha gente!

Além disso, o Acrobat consegue colocar a opção de proibir impressão de quem for acessar, ou até proibir a cópia do documento. Não é a toa que 70% das empresas americanas só usam Acrobat, elas estão cada dia mais atualizadas. A nossa sugestão é implantar o mais rápido que puder a licença, mudar de vez a rotina administrativa e parar com a utilização de papel.

7 motivos para você implantar documentos digitais na empresa

Esse processo de modernização de digitalização de documentos tem vários benefícios, vamos saber quais são eles:

• 1º) A conservação do documento ao longo dos anos;
• 2º) A otimização de espaço físico do estabelecimento;
• 3º) O fácil acesso e praticidade para trabalhar com arquivos;
• 4º) A segurança de determinar quem pode ler, se pode imprimir e até mesmo se pode tirar uma cópia, ou print;
• 5º) Redução de custo de impressão e papel, e do tempo de execução;
• 6º) Histórico de ações realizadas junto ao arquivo;
• 7º) Assinatura digita de qualquer lugar que você esteja;

Quer saber mais sobre tecnologias que ajudam e solucionam problemas na empresa, acesse o nosso Youtube, Facebook, Instagram e Linkedin.