Trabalho remoto: 6 ferramentas que podem ajudar sua gestão

Uma pesquisa realizada pela Talenses mostrou que 42% entrevistados já realizam trabalho remoto. Os participantes contam vários benefícios da modalidade: menos tempo no trânsito, maior flexibilidade de horário e aumento da concentração nas atividades. 

Então, se você está preocupado em saber como fazer o monitoramento dos colaboradores em home office, fique tranquilo, porque vamos te explicar nesse texto. Existem muitas organizações que já adotaram o ambiente home office, inclusive a Buysoft. 

É importante acompanhar os processos para entender onde estão as falhas e assim melhorar o desempenho dos colaboradores. Mas para falar disso, precisamos explicar sobre o que é a tecnologia em nuvem primeiro. Graças a ela você pode gerenciar os dados de todos os usuários a distância. Quer saber mais? Vamos te explicar: 

O que é a nuvem? 

A nuvem é basicamente um servidor remoto, ou seja, que foi contratado e está fisicamente fora da empresa. Algumas pessoas pensam que nunca usaram serviços em nuvem, mas isso não é verdade. Seu e-mail é o maior exemplo disso.  

Você sabe onde ficam armazenados os conteúdos enviados? Eles não ficam em um local físico dentro da sua empresa, mas estão em algum lugar do mundo. Por isso, é possível acessar o e-mail online em qualquer dispositivo (smartphones, desktops e tablets).  

Como a nuvem pode ajudar você 

Essa tecnologia permite a gestão de dados remotamente, você consegue ter o controle de todas as atividades desempenhadas pelos usuários, até mesmo controlar as permissões de cada um e acompanhar o trabalho em tempo real. 

A partir da nuvem, surgiram outras soluções que potencializam o controle do trabalho em home office. Quais são elas? A Buysoft vai te contar:  

Ferramentas ideais para controlar o trabalho remoto 

1. Desktop Virtual

Com essa solução, você tem computadores operando ao mesmo tempo, no mesmo ambiente virtual, mas de forma independente. O desktop é o mesmo para todas as máquinas, mas um usuário não atrapalha o acesso dos outros.  

Você pode visualizar o desenvolvimento do trabalho de cada colaborador, gerenciar as atividades e configurar o desktop de acordo com suas preferências.   

2. Desktop Remoto

Neste caso, os computadores operam no desktop virtual de um único servidor. Todos os softwares são executados no servidor da empresa e não ocupam espaço, nem o desempenho da máquina. Cada computador também funciona de forma independente.  

Com ele você tem acesso a todas as ferramentas executadas pelos usuários, visualiza as ações e centraliza a gestão das permissões de licenças para cada um.   

3. Ferramentas de produtividade  

Softwares para criação de planilhas, textos e apresentações, agendamento de reuniões, comunicação interna e e-mail corporativo auxiliam na produtividade dos colaboradores.  

Por meio dessas ferramentas, você tem o controle do andamento das atividades e mantém uma comunicação clara com a equipe. Esse controle é importante para gerar relatórios mais diretos e traçar objetivos para aos funcionários.  

4. Ferramentas de colaboração

Mesmo a distância, alguns projetos continuam precisando da participação de toda a equipe. As ferramentas de colaboração possibilitam o trabalho em grupo e o gerenciamento das ações dos funcionários dentro do mesmo projeto. Você confere qual foi a participação de cada um através de um histórico de edições, que ficam salvos na nuvem. 

5. Processos de aprovação

Não podemos esquecer dos processos que precisam de assinaturas de várias pessoas. Isso pode ser um problema quando todos estão trabalhando em home office, a solução ideal para não deixar os documentos parados é a Assinatura Digital.

6. Segurança

Apesar de não ser um cuidado muito comum entre as empresas brasileiras, é muito importante ter políticas de segurança  na gestão do home office. Não importa o lugar, você precisa proteger as informações da empresa. E não basta só “baixar” aquele antivírus gratuito para estar realmente seguro. A segurança de dados acontece em várias camadas, exigindo diferentes proteções. 

É importante que o antivírus (e demais proteções) estejam sempre atualizados, em todos os dispositivos, bem como seus sistemas operacionais e software instalados. Se o colaborador trabalha por tablet ou celular, é preciso ficar atento nestes aparelhos também.  

O software de segurança impede que o usuário acesse determinados conteúdos, você pode gerenciar essas permissões de acordo com as regras da empresa. Por exemplo, se não é permitido ficar nas redes sociais durante o trabalho, você pode bloquear os sites no computador dos colaboradores.  

Não dá para controlar o que eles acessam por seus dispositivos particulares, mas pelo menos o computador da empresa fica protegido.  

Depois dessas dicas, esperamos que você consiga acompanhar o trabalho da sua equipe e faça uma boa gestão mesmo de longe. Ter tudo sob controle é bem mais fácil com a ajuda da tecnologia!  

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