Maria Julia Veronese
Comunicóloga tentando impactar o mundo com as palavras. Tagarela, sonhadora e persistente (não necessariamente nessa ordem). Seja bem-vindo!

Microsoft Teams: como funciona o aplicativo para comunicação empresarial?

O Microsoft Teams é uma das ferramentas para comunicação empresarial mais usada atualmente. Desenvolvido pela marca consagrada de software Microsoft, ele promete (e cumpre) ajudar a equipe a ter informações, colaboração e trabalhos centralizados. 

O Teams conta com uma interface descomplicada, pode ser integrado com outros programas que você já conhece, como o Word, Excel, Outlook, Power BI e outros, e permite videoconferências de ótima qualidade, tanto de áudio como de vídeo. Por essas e outras, ele é considerado uma das melhores ferramentas do mercado para a comunicação organizacional.

Microsoft Teams

Como funciona o Microsoft Teams? 

Com inúmeras funcionalidades, a ferramenta conta diversas solução para facilitar a rotina dos colaborares. Confira como funciona algumas delas a seguir: 

1) Compartilhamento de arquivos em tempo real

Quando você compartilha um documento, as alterações são visualizadas em tempo real por todos os usuários à medida que são feitas. Não precisa enviar um novo documento com as alterações, aqueles famosos arquivos que chamamos de “final-1.doc”, “final-2.doc” que você deve conhecer.

2) Criação de grupos por equipe

Você centraliza toda a comunicação corporativa com as equipes de uma vez. Isso evita aquele “telefone sem fio” que costumam dar problemas para as empresas. Você também pode separar por tema as reuniões que são feitas, colocando o nome certo na aba da conversa, o que facilita (e muito) na hora de resgatar um arquivo ou consultar uma informação passada pelo colega.

3) Uso em dispositivos móveis

Como o Teams conta com aplicativos móveis disponíveis para iOS e Android, você pode trabalhar em horas e locais diversos. Para quem trabalha viajando, essa mobilidade é muito importante, porque você não perde nada, não precisa carregar vários dispositivos e não perde o contato com a organização.

Microsoft Teams como funciona

4) Login fácil

O usuário e senha são os mesmos para todos os aplicativos e serviços do Office 365, então você não precisa fazer logon todas as vezes porque fica tudo padronizado com o seu usuário no dispositivo, muito prático, né? Ele também impõe da autenticação multifator, como a confirmação por mensagem de texto, por exemplo.

5) Videoconferência

Você pode usar recursos de áudio, vídeo e compartilhamento de tela para até 250 pessoas ao mesmo tempo, além de enviar arquivos sem perder a qualidade. Assim você tem um verdadeiro “fichário” das suas reuniões e conversas – tudo na sua mão, registrado e organizado.

6) Agendamento de reunião

Dá para agendar reuniões, receber confirmações dos possíveis participantes e notificações com lembretes. A reunião aparece só para quem você convidar para a ocasião. Assim, a informação vai apenas para as pessoas certas. Existem também opções para quem quiser divulgar recados gerais, ou seja, o Teams se torna o que você quiser: um “mural” digital que acompanha cada profissional no bolso (com o celular) ou uma conversa direcionada a uma pessoa só.

7) Gravação de reuniões

A gravação fica visível só para quem você autorizar. Essa gravação também fica armazenada no Sharepoint (que é basicamente uma nuvem do Office) e você pode compartilhar com mais pessoas depois, pelo link.

8) Integração com diversas ferramentas

Além de fazer integrações com ferramentas da própria Microsoft, você pode usar outros aplicativos direto do Teams, como Salesforce, Google Analytics, Evernote, Youtube e muito mais! Ainda dá para integrar esses aplicativos com seus grupos, assim, a comunicação permanece centralizada até mesmo em outras ferramentas. 

09) Eventos online

Dá para transmitir eventos para até 10.000 pessoas no Teams! Em tempos de epidemia, trânsito caótico ou simplesmente por economia e praticidade, o recurso é super válido por ser uma opção de transmissão online.

10) Agendas

Seus compromissos ficam organizamos e os afazeres podem ficar públicos, dá para selecionar só alguns usuários ou toda a equipe. Assim as pessoas ficam sabendo qual horário é melhor para conversar com você.

11) Tarefas

Suas tarefas ficam separadas por status e você recebe alertas quando o prazo de conclusão estiver perto. Ainda dá para alterar a privacidade de cada tarefa para que a equipe possa visualizar também.

E por último, mas não menos importe: o Teams tem todos os GIFS da Giphy para você usar nas conversas!

GIF Teams

 

Por que escolher o Microsoft Teams?

Preparamos uma tabela com as principais funcionalidades dos aplicativos de comunicação mais famosos do mercado. Confira as diferenças entre cada um: 

 

O Teams é diferente de outras plataformas de troca de mensagens porque é focado em empresas, além dos inúmeros recursos que facilitam o dia a dia dos funcionários. O WhatsApp definitivamente não dão opções práticas para corporações, sem contar a falta de segurança e coleta de dados para uso da publicidade que o aplicativo faz. 

O Microsoft Teams ainda conta com uma segurança avançada, de acordo com as melhores práticas de compliance para empresas. Confira todas as informações sobre segurança do Teams aqui.

A falha na comunicação interna prejudica todos os processos da empresa, inclusive a relação com os clientes. Uma comunicação adequada evita retrabalhos e economiza tempo.

A falta de investimentos nesta área atrapalha a produtividade da equipe, já que raramente todos os colaboradores são comunicados de forma correta. Saiba usar a tecnologia a seu favor!  

 

Siga as redes sociais da Buysoft e fique por dentro de como os softwares podem ajudar no desenvolvimento da sua empresa:

Facebook | Youtube | LinkedIn | TwitterInstagram