Saiba mais sobre a validade jurídica da assinatura digital

Os documentos eletrônicos já fazem parte da rotina de muitas empresas e profissionais autônomos. No entanto, a validade jurídica desses arquivos ainda gera muitas dúvidas. Como garantir a autenticidade e integridade dos contratos? A assinatura digital é aceita juridicamente? Ela é equivalente à assinatura em papel?

As questões são muitas. Sabendo disso, preparamos este guia com tudo o que você precisa saber sobre a validade jurídica da assinatura digital e dos documentos assinados digitalmente. 

Continue a leitura e tire todas as suas dúvidas sobre o tema!

Validade jurídica de documentos eletrônicos

O avanço da tecnologia vem proporcionando diversos benefícios para a administração das empresas. Com os documentos eletrônicos e a comunicação em rede, a gestão das informações foi facilitada, otimizando processos, armazenamento de documentos e reduzindo o uso de papel.

Ao mesmo tempo, surgiram preocupações a respeito da segurança dessas operações, bem como das assinaturas digitais e a sua validação, uma vez que os documentos poderiam ficar vulneráveis a fraudes. Era um desafio identificar o signatário e ter a garantia de que foi ele quem, de fato, assinou. Outra questão era ter um registro confiável da data e hora da assinatura e saber se as informações não tinham sido alteradas posteriormente.

A solução encontrada foi a criptografia de alta complexidade. É ela que está por trás do certificado digital, do carimbo do tempo e da assinatura digital. Essas tecnologias dão total segurança aos arquivos eletrônicos e processos realizados no meio virtual. 

A partir delas, surgiram em todo o mundo regulamentações para padronizar e atestar a veracidade dos documentos eletrônicos, da mesma forma que ocorre com os documentos físicos.

As assinaturas digitais no mundo

Diversos países já possuem legislações que regulamentam o uso das assinaturas digitais em documentos eletrônicos, garantindo maior segurança ao processo. As principais legislações são o E-Sign Act e UETA nos Estados Unidos, o PIPEDA no Canadá e a eIDAS na União Europeia.

A Comissão das Nações Unidas sobre Direito Comercial Internacional (UNCITRAL) também definiu regras que normatizam as assinaturas eletrônicas em contratos entre países diferentes. Tais regulamentações foram motivadas sobretudo pela necessidade de estabelecer relações de comércio em âmbito internacional.

Legislação das assinaturas eletrônicas e digitais no Brasil

No Brasil, tanto a assinatura digital como a eletrônica possuem validade jurídica desde 2001, quando foi publicada a Medida Provisória 2.200-2. Ela regulamenta a certificação digital e cria a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira, instituição conhecida como ICP Brasil. 

Outro marco legal de relevância no país foi a aprovação da Lei 11.419, de 2006, em que o uso de documentos eletrônicos passou a ser aceito pelo Poder Judiciário, quando assinados digitalmente. A lei representa a manifestação favorável ao uso do documento eletrônico, pela própria Justiça, acolhendo-os em todos os seus efeitos jurídicos e legais.

Assinaturas digitais e eletrônicas valem da mesma forma que assinatura no papel?

Embora cada uma das normas tenha suas peculiaridades e terminologias específicas, todas possuem um ponto em comum: determinam que assinaturas digitais recebam o mesmo tratamento dado às manuscritas, realizadas em papel.

Elas estabelecem ainda, em termos gerais, critérios mínimos a serem cumpridos para que determinado procedimento seja considerado uma assinatura digital ou eletrônica.

No caso da legislação brasileira, esses tipos de assinaturas são aquelas realizadas por meio de um certificado digital emitido por uma autoridade certificadora, vinculada à ICP-Brasil. É necessário que ela obedeça às normas estabelecidas pela instituição, para assegurar a identidade do portador.

Assim, é preciso verificar documentos como RG e CPF, além de realizar a coleta de dados biométricos e vincular essas informações a um par de chaves criptográficas.

Dessa forma, as assinaturas eletrônica e digital conferem ao documento:

• Autenticidade: estão vinculadas ao certificado digital do signatário, que é o equivalente ao CPF.
• Integridade: qualquer alteração feita no documento após a assinatura digital ou eletrônica invalida a autenticação.
• Não repúdio: como o signatário manifesta a vontade ao utilizar o certificado digital, ele não pode negar ter realizado a assinatura.

Com isso, os documentos eletrônicos se tornam tão seguros quanto os documentos em papel. Eles possuem a mesma validade jurídica de uma assinatura manuscrita e autenticada em cartório.

Para dar ainda mais segurança aos documentos, é possível aplicar um carimbo de tempo. Essa tecnologia registra a data e hora em que a assinatura foi realizada, a partir de uma fonte confiável – que não pode ser alterada – como o Instituto Nacional de Tecnologia da Informação. Assim, assegura a tempestividade, ou seja, determina se o documento está dentro de um prazo legal estabelecido.  

Validade jurídica das assinaturas digitais e eletrônicas

Como já vimos neste artigo, tanto a assinatura digital como a eletrônica contam com a tecnologia criptográfica para garantir a sua autenticidade, integridade e não repúdio.

Quando se utiliza uma assinatura é como se o signatário apresentasse o RG – um documento único e intransferível – para reconhecer a firma em cartório. Com isso, confirma sua identidade e expressa a vontade de assinar o documento. Logo, não pode negar ter feito a assinatura.

Em ambos os casos de assinatura digital ou eletrônica  – há presunção de legalidade. Isso quer dizer que caso ocorra o questionamento da autenticidade das assinaturas, o ônus da prova cabe ao acusador. Assim, ele precisará provar que a assinatura foi fraudada.

Tipos de assinatura para meios eletrônicos

Ao realizar uma operação digital é possível assegurar força probatória por meio da assinatura desse processo ou de um documento eletrônico — como um contrato, um cheque, uma transferência monetária. Assim, você atesta que aquela operação é legítima, válida e pode até confirmar a identidade de quem a realizou.

Para isso, é necessário escolher uma das três tecnologias a seguir. Lembrando que a assinatura digital é um tipo de assinatura eletrônica.

Assinatura eletrônica simples

Nesse primeiro modelo de assinatura eletrônica, não é possível identificar o signatário e seu nível de segurança é baixo. 

Seu uso é recomendado em processos de pequeno risco e a sua garantia jurídica é garantida por lei mediante acordo prévio entre os envolvidos.

Assinatura eletrônica avançada

Já para este tipo de assinatura, o signatário é identificado por meio de tecnologias como e-mail, senha, biometria ou certificado digital corporativo.

Seu nível de segurança é alto e as recomendações de uso são em processos internos com grau de criticidade e sigilo moderados. Sua segurança jurídica é garantida por lei mediante acordo prévio entre os envolvidos.

Assinatura digital avançada

A assinatura digital se enquadra neste modelo. Logo, seu método de identificação do signatário é via certificado digital validado pela ICP-Brasil e seu nível de segurança é alto.

As recomendações de uso são para processos internos e externos com grau mais elevado de sigilo e proteção legal. Sua segurança jurídica é regulamentada pela MP 2.200 e também pela Lei 14.063/20.

Padrões de assinatura ICP-Brasil

Para fins de confiabilidade e interoperabilidade entre sistemas, as assinaturas digitais ou assinaturas eletrônicas avançadas, possuem padrões específicos, seguidos pelas plataformas de assinaturas digitais e eletrônicas.

Seus padrões, definidos pela ICP-Brasil, são:

• CAdES (para todos os tipos de arquivos): a grande vantagem deste padrão é que ele permite a assinatura de qualquer tipo de documento. A assinatura pode ficar em um arquivo separado ou unificado com o documento original. Porém, neste último caso, o arquivo gerado não consegue ser visualizado sem utilizar um verificador de assinaturas compatível.
• XAdES (para arquivos XML): padrão com as vantagens da linguagem XML, permite também a assinatura parcial de documentos.
• PAdES (somente arquivos PDF): visualização e troca facilitadas, permite representação visual da assinatura.

Formatos de assinatura de acordo com seus artefatos

A partir dos padrões de assinaturas foram criados os artefatos das políticas de assinaturas digitais. Ou seja, informações adicionais contidas na assinatura, necessárias para sua validação. Estes dão origem aos formatos de assinatura digital e eletrônica, tal como exposto no DOC-ICP-15.

Confira quais são os formatos de acordo com os cenários indicados:

Curto prazo

Se você precisa de uma assinatura simples para ser validada apenas em curtíssimo prazo, pode utilizar o AD-RB (referência básica), que contém um Identificador da Política de Assinatura usada na criação e verificação da assinatura, os dados da assinatura e a sequência de código.

Longo prazo

Agora, se você quer que a assinatura possa ser validada também no longo prazo, deve escolher no mínimo a AD-RT (referência de tempo), pois esta tem referência básica mais um Carimbo do Tempo, que garante uma referência temporal segura.

Validação completa

Porém, caso precise de uma maior certeza que todas as informações que você necessita para validar uma assinatura estejam disponíveis quando precisar, utilize a AD-RV (referências para validação). Ela possui referências de tempo, da cadeia de certificação, assim como de revogação (Listas de Certificados Revogados – LCR ou respostas de Online Certificate Status Protocol – OCSP).

As referências adicionais são importantes para facilitar a identificação segura dos artefatos usados para a validação da assinatura.

Outra opção também é a AD-RC (referências completas): tem referências para validação e todos os demais dados usados são armazenados. 

Todos artefatos adicionais necessários para a validação da assinatura são incluídos no pacote, garantindo a viabilidade de verificação mesmo que alguns artefatos não estejam mais disponíveis online.

Arquivamento

Caso você necessite conservar por muitos anos, o ideal é optar pelo AD-RA (referências para arquivamento). Ele contém todos os anteriores, com segurança de arquivamento por longos períodos. Todos dados são protegidos por carimbo(s) de tempo adicional(is), para proteção por longos períodos de tempo (anos/décadas). Ou seja: é possível adicionar carimbos de tempo periodicamente para proteger a assinatura até mesmo contra o possível enfraquecimento dos algoritmos utilizados.

Normas específicas para assinaturas digitais e eletrônicas de documentos e contratos

Cada tipo de documento, assim como o compromisso envolvido nele, tem suas normas próprias de assinatura e pode exigir um tipo , padrão e formato específico de assinatura.

Veja alguns exemplos:

• Contratos de aluguel, procurações, termos de uso, contratos de prestação de serviços advocatícios, operadoras de saúde e compra e venda de itens que não exijam escritura pública podem ser assinados por meio de assinatura eletrônica simples.
• Um contrato de câmbio, por exemplo, só possui validade jurídica quando assinado no padrão CAdES com referência básica (AD-RB) ou CAdES com referência de tempo (AD-RT).
• Documentos de prontuário eletrônico do paciente (PEP) necessitam da assinatura no padrão CAdES ou XAdES.
• Notas fiscais eletrônicas utilizam o padrão XMLDSig.

Para garantir mais segurança e validade jurídica nas suas operações virtuais, busque informações sobre qual padrão específico cada tipo de documento eletrônico exige e as políticas necessárias.

Assinatura digitalizada não tem validade jurídica

Um assinatura digitalizada nada mais é do que uma imagem digital, gerada por fotografia ou scanner, de uma assinatura manuscrita em papel. Algumas pessoas acreditam que inserir essa imagem em documentos eletrônicos equivale a uma assinatura digital ou eletrônica. No entanto, a assinatura digitalizada não tem validade jurídica – e, além disso, é bastante vulnerável à fraudes.

A tecnologia é a melhor solução para dar segurança aos documentos e processos da sua empresa, além de proteger as informações e garantir a conformidade jurídica. Por isso, é importante ter um parceiro qualificado para garantir a autenticidade da sua assinatura digital, como a Buysoft.

Por que utilizar assinatura digital ou eletrônica para empresas?

O uso de assinatura digital ou eletrônica para empresas não é mais uma demanda futura, mas uma urgência para o presente. Afinal, este tipo de assinatura  melhora a acessibilidade, a flexibilidade e principalmente agiliza os processos sem perder de vista a segurança.

Imagine que a sua empresa queria concorrer a uma licitação do governo. Para participar, é necessário assinar diversos documentos para deixar sua documentação organizada e, assim, enfrentar a burocracia. 

Além disso, aderir a um sistema de assinatura digital e eletrônica de documentos pode ser o pontapé inicial para pensar em digitalizar os documentos e contratos do seu negócio como um todo. Esses dois mecanismos juntos apresentam benefícios, incluindo a redução de custos com mão de obra e armazenamento.

Ainda, você tem mais chances de expandir seu negócio. Afinal, quando a presença física já não é fator crucial para selar um contrato confiável, é possível realizar negócios com empresas de outras regiões e países, fazendo sua companhia crescer à medida que explora novas possibilidades e mercados.

Conte com a Buysoft, parceiro platinum Adobe Sign

A Buysoft, parceiro platinum Adobe, recomenda o uso da ferramenta Adobe Sign para que a sua empresa possa assinar documentos digitalmente. Com ela, você tem diversas vantagens, como:

• Documentos assinados em questão de minutos;
• Notificação de abertura e assinatura de arquivos;
• Confiabilidade e segurança em seus processos;
• Suporte com profissionais qualificados;
• Validade legal e jurídica.

Ainda, você pode editar os documentos eletrônicos e enviá-los utilizando soluções como Microsoft 365, Google Drive e Box. Também é possível coletar assinaturas facilmente em qualquer dispositivo, não importa onde você esteja trabalhando.

Além de contar com uma base de mais de 10 mil clientes satisfeitos em todo país, a Buysoft possui profissionais qualificados para auxiliar na busca pelas melhores soluções para sua empresa.

Entre em contato e saiba mais sobre a solução Adobe Sign.