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Saiba porque a assinatura digital é a opção mais segura para sua empresa

Desde o surgimento da assinatura digital em 2001, seu uso é alvo de diversas discussões, principalmente sobre a sua segurança e validade jurídica. É natural que estes questionamentos sejam feitos, afinal  vários documentos, como os contratos, exigem sigilo sobre as informações e dados que comportam.

Além disso, a assinatura manual e a famosa rubrica são utilizadas há anos. Mesmo que esses meios não sejam totalmente seguros e imunes a erros e fraudes, ainda existem grandes empresas e profissionais que os utilizam.

Mas, nesse artigo, você vai descobrir que a assinatura digital de documentos oferece muito mais segurança e diminui significativamente riscos como: vazamento de dados, fraudes, alterações, clonagens, entre outros.

O que é assinatura digital, afinal?

A assinatura digital foi escolhida pela legislação brasileira para ser aquela capaz de substituir definitivamente uma assinatura feita a próprio punho. Para que ela tenha validade jurídica, é preciso passar por um processo criptográfico, tornando seus dados ilegíveis para terceiros.

Porém, para obter essa assinatura é necessário passar por um processo de certificação e validação para garantir a veracidade e segurança das informações. Veja, a seguir, as características que tornam a assinatura digital válida juridicamente:

  • Integridade: assegura que o documento não teve seu conteúdo alterado depois de ter sido assinado;
  • Autenticidade: estabelece a validade de transmissão, da mensagem e seu remetente, comprovando a autoria e a origem do documento;
  • Não repúdio: garante que o autor não negue a criação e assinatura no documento;
  • Irretroatividade: não é possível gerar o documento de forma retroativa, ou seja, assinar antes de finalizar o arquivo.

Para fazer a sua assinatura digital, é necessário procurar um órgão credenciado ao ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras), entidade que regulamenta seu uso.

Importância da assinatura digital para empresas

Sabe-se que o processo tradicional e físico de assinar documentos é bastante custoso e lento. Com ele é preciso gastar tempo, capital e esforço com impressões, reconhecimento de firma, encaminhamentos, transmissões, entre outros.

Por outro lado, utilizar um certificado digital para assinar digitalmente documentos é muito mais prático, rápido, sustentável  e traz diversas outras vantagens, entre as principais delas estão:

  • Segurança: o sistema utiliza um mecanismo criptográfico, tecnologia que garante que o documento permaneça inalterado até que chegue ao destinatário. Além disso, o documento se torna ilegível para os criminosos que tentarem interceptá-lo;
  • Conveniência: a assinatura digital possibilita a autenticação remota, ou seja, ela pode ser feita em qualquer lugar e hora;
  • Economia de tempo: não será necessário imprimir documentos e se dirigir até determinado local para coletar a assinatura, por exemplo;
  • Redução de custos: economiza-se com impressões, arquivamento, postagem, redigitação de dados e outros processos;
  • Eficiência empresarial: fica mais fácil gerenciar e rastrear os documentos;
  • Validade jurídica e legal: garante que documentos e outros atos que precisam de assinatura tenham plena validade perante órgãos públicos;
  • Benefícios ambientais: a diminuição do uso do papel também ajuda no desenvolvimento sustentável, preservando o meio ambiente.

Como verificar se a assinatura digital é verdadeira?

Um dos principais atrativos de uma assinatura digital é a sua plena validade legal, mas você sabe como verificar a sua legitimidade?

O Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI) disponibiliza um sistema simples para fazer esse serviço, o chamado de Verificador de Conformidade do Padrão de Assinatura Digital ICP-Brasil. 

Com ele você pode aferir se um arquivo assinado com certificado ICP-Brasil está em conformidade com o DOC-ICP-15, que é a resolução vigente mais atual.

Por que a assinatura digital é mais segura?

Muitos ainda acreditam que a assinatura a punho é um símbolo pessoal, imune a cópias e fraudes. E mesmo que a assinatura manual ofereça validade aos documentos, ainda nos dias de hoje, é preciso admitir que sua autenticidade já não é mais a mesma de tempos atrás.

Atualmente, com o advento da tecnologia, fraudar assinaturas pode ser tarefa fácil para qualquer pessoa que tenha acesso a ferramentas de edição de imagem, por exemplo. Além disso, confiar apenas no olhar humano para afirmar a semelhança de um reconhecimento de firma, pode ser arriscado.

Em contrapartida, a assinatura digital se destaca justamente pelas suas camadas de proteção: ela é composta de duas chaves criptográficas, uma é usada para decifrar a assinatura (tornando-a segura e ilegível) e outra para é usada para decifrá-la, podendo ser lida pelo destinatário.

A integridade da assinatura é feita pela comparação do resumo criptográfico do documento original com o decifrado pelo assinante. A chave do certificado do assinante é usada para decifrar a assinatura, se a criptografia for igual, a assinatura será verdadeira.

Vale destacar que esse processo de conferência é feito automaticamente pelos sistemas que utilizam a assinatura digital. Além disso, a solução também executa outras ações importantes:

  • Verifica se o conteúdo assinado foi alterado depois da assinatura;
  • Confirma se o conteúdo mudou a forma permitida pelo signatário.

Ou seja, você tem a certeza de que o signatário é, de fato, quem diz ser e mais: está ciente e concordou com o teor do documento. 

Uso de plataformas de assinatura digital

A plataforma de assinaturas digitais, como o Adobe Sign, é um ambiente online em que o usuário realiza todas as atividades de gestão de documentos digitais. Eles permitem transmitir e assinar documentos de forma mais fluída, segura e plenamente válida.

Esse sistema é capaz de detectar alterações que não foram autorizadas no conteúdo. Quando você delega a responsabilidade de verificar a validade para essa plataforma, você poderá ter mais segurança e tranquilidade na rotina do seu trabalho.

Como a Buysoft pode te ajudar?

A Buysoft é a autoridade em soluções Adobe. Além de ser parceiro platinum Adobe Sign, possui um ótimo know how para te auxiliar em todas as etapas, desde o atendimento até a implantação.

Além disso, a Buysoft conta com:

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