A Adobe contratou a Forrester Consulting para realizar um estudo no formato Total Economic Impact™ (TEI) e examinar o potencial de retorno sobre o investimento (ROI) que as empresas podem obter com a implantação do Adobe Sign. O objetivo do estudo foi fornecer aos leitores uma estrutura para avaliar o possível impacto financeiro do Adobe Sign em suas organizações.
Para entender melhor os benefícios, custos e riscos associados a esse investimento, a Forrester entrevistou vários clientes com anos de experiência no uso do Adobe Sign.
O Adobe Sign, parte da Adobe Document Cloud, oferece recursos de assinatura eletrônica que permitem que as organizações enviem, assinem, rastreiem e gerenciem digitalmente documentos que exigem uma assinatura. Além disso, o Adobe Sign pode ser usado para formulários internos ou da Web para coletar informações críticas. Os usuários podem preencher e devolver formulários facilmente em qualquer dispositivo ou navegador. A Forrester examinou o uso do Adobe Sign em várias linhas de negócios, bem como seu uso para digitalizar os processos de inscrição das empresas, agilizando a integração de clientes e funcionários
Antes de usar o Adobe Sign, as organizações entrevistadas gerenciavam assinaturas de documentos com processos principalmente manuais, usando uma combinação de papel, fax, digitalização e envio para adquirir essas assinaturas. Os funcionários gastaram uma quantidade significativa de tempo esperando a devolução dos documentos e tentando monitorar o status dos documentos pendentes de assinatura. Frequentemente, os funcionários se viam obrigados a reenviar documentos perdidos ou não preenchidos corretamente, aumentando o tempo de ciclo e gerando ineficiências. Os usuários internos e externos muitas vezes enfrentavam longos atrasos causados por viagens executivas e outras circunstâncias que faziam com que os assinantes deixassem seus escritórios, tornando-os indisponíveis para uma assinatura até que retornassem. As organizações descobriram que, tanto para os funcionários quanto para os clientes, esses processos manuais ficaram cada vez mais aquém das expectativas e tiveram um impacto negativo na experiência geral de todas as partes envolvidas.
Com o Adobe Sign, os entrevistados descreveram como converteram seus antigos processos de papel em processos digitais, o que reduz, entre outras coisas, a quantidade de formulários que precisam ser impressos e enviados.
Usando o Adobe Sign, as organizações entrevistadas modelaram muitos de seus formulários, criando fluxos de trabalho padrão para edição e geração de novos documentos.
As organizações agora usam os recursos móveis do Adobe Sign para alcançar usuários que estão frequentemente fora do escritório. Esse recurso reduz o tempo que os usuários gastam aguardando o retorno das assinaturas e reduz significativamente os tempos de ciclo desses fluxos de trabalho. As organizações também integraram o Adobe Sign com seus aplicativos do Microsoft Office 365 para melhorar a adoção, permitindo a funcionalidade de assinatura eletrônica nas ferramentas que os funcionários usam todos os dias. No geral, o investimento no Adobe Sign melhora a experiência de assinatura para públicos internos e externos, simplificando esses processos anteriormente manuais e facilitando a assinatura de documentos.
Alguns números importantes desse estudo:
As ferramentas de produtividade e colaboração mais famosas do mercado são o clássico pacote Office e o Microsoft 365, ambos da Microsoft, e o G Suite, do Google.
As ferramentas de produtividade são indispensáveis no dia a dia de uma empresa. Planilhas, documentos, e-mail, nuvem com salvamento automático, são algumas das tecnologias que facilitam a rotina.
O pacote Office deu lugar ao Microsoft 365, por isso, o primeiro continua existindo somente em uma versão. Meio confuso, né? Mas calma, vamos te explicar certinho, continua com a gente.
Microsoft 365 e Office 365 são a mesma coisa?
Não exatamente. Isso depende muito do plano que você contratar. O Office 365 continua existindo em sua versão para grandes empresas e o Microsoft 365 existe para pequenas, médias e grandes empresas.
A diferença entre Office e Microsoft para grandes empresas é, basicamente, que o Microsoft 365 inclui Windows Enterprise, recursos avançados para compliance e ferramentas consagradas, como o Word, Excel, Outlook e OneDrive. Ele é uma solução completa, com segurança em várias camadas, sistema de software e aplicativos de colaboração.
Já o Office 365 para grandes empresas é mais voltado para as ferramentas de colaboração. Ele também foi projetado para grandes empresas e conta com suporte a uma quantidade ilimitada de usuários.
O Office 365 para pequenas e médias empresas mudou de nome. Agora ele é o Microsoft 365 Business, que se divide em 4 planos diferentes.
Resumindo: agora temos o Microsoft 365 para pequenas e médias empresas, o Office 365 para grandes empresas e o Microsoft 365 para grandes empresas.
Office 365 vs G Suite, quem ganha a batalha?
Agora que você já sabe as diferenças entre o pacote Office e Microsoft 365, vamos fazer uma comparação entre as soluções mais usadas nas empresas.
Vamos comparar os planos de entrada das duas soluções: de um lado, temos o G Suite Basic, de outro, o Microsoft 365 Business Basic (antigo Office 365 Business Essentials).
Quem vai ganhar essa batalha? Vamos conferir:
Lembrando que a Microsoft oferece planos mais básicos que o Microsoft 365 Business Basic. A fabricante tem desenvolvido ferramentas bastante avançadas para o ambiente corporativo, mas também existem opções mais simples para atender as diferentes necessidades de cada organização.
Usamos Business Basic na tabela de comparações porque o Google não tem outras opções de planos de entrada no catálogo. Os preços dos planos comparados também são bem parecidos.
Quais são as principais diferenças?
Ambos oferecem serviços semelhantes, o Office ainda sai na frente devido a segurança e conformidades avançadas.
O G Suite também apresenta segurança avançada em seu site, mas ao comparar todos os aspectos, o Office atende aos principais padrões e termos internacionais, com mais de 1.000 controles de segurança e privacidade.
O Office também inclui controle de acesso às informações da empresa com grupos de segurança, permissões personalizadas e a possibilidade de criação de políticas de senha para exigir que os usuários redefinam suas senhas após um determinado período.
Outro aspecto que vale ressaltar é a diferença entre o Teams, Meet e Chat. O Teams oferece uma comunicação centralizada, com chat, videoconferência, chamadas, grupos, agenda e outras funcionalidades.
Já o Meet é apenas para videoconferências e chamadas e o Chat, apenas para mensagens de texto, como o próprio nome já diz.
A integração com o Adobe Acrobat facilita muito a gestão de documentos no formato PDF. A ferramenta dá opções de transformar o arquivo automaticamente em Word e ainda fazer assinaturas digitais direto das ferramentas, como no Outlook.
O tamanho do armazenamento em nuvem também é diferente. No G Suite, temos um tamanho reduzido.
Por fim, as duas opções são boas. O Microsoft 365 (antigo Office) acaba sendo a opção mais completa para empresas devido a segurança de dados. O fabricante tem investido muito neste aspecto nos últimos anos.
Nós recomendamos consultar um especialista, afinal, cada empresa tem uma forma de trabalhar.
Para saber mais sobre os planos de Microsoft, solicite um atendimento com nossos profissionais. Para o G Suite, você pode obter mais informações direto no site.
Uma pesquisa realizada pela Talenses mostrou que 42% entrevistados já realizam trabalho remoto. Os participantes contam vários benefícios da modalidade: menos tempo no trânsito, maior flexibilidade de horário e aumento da concentração nas atividades.
Então, se você está preocupado em saber como fazer o monitoramento dos colaboradores em home office, fique tranquilo, porque vamos te explicar nesse texto. Existem muitas organizações que já adotaram o ambiente home office, inclusive a Buysoft.
É importante acompanhar os processos para entender onde estão as falhas e assim melhorar o desempenho dos colaboradores. Mas para falar disso, precisamos explicar sobre o que é a tecnologia em nuvem primeiro. Graças a ela você pode gerenciar os dados de todos os usuários a distância. Quer saber mais? Vamos te explicar:
O que é a nuvem?
A nuvem é basicamente um servidor remoto, ou seja, que foi contratado e está fisicamente fora da empresa. Algumas pessoas pensam que nunca usaram serviços em nuvem, mas isso não é verdade. Seu e-mail é o maior exemplo disso.
Você sabe onde ficam armazenados os conteúdos enviados? Eles não ficam em um local físico dentro da sua empresa, mas estão em algum lugar do mundo. Por isso, é possível acessar o e-mail online em qualquer dispositivo (smartphones, desktops e tablets).
Como a nuvem pode ajudar você
Essa tecnologia permite a gestão de dados remotamente, você consegue ter o controle de todas as atividades desempenhadas pelos usuários, até mesmo controlar as permissões de cada um e acompanhar o trabalho em tempo real.
A partir da nuvem, surgiram outras soluções que potencializam o controle do trabalho em home office. Quais são elas? A Buysoft vai te contar:
Ferramentas ideais para controlar o trabalho remoto
1. Desktop Virtual
Com essa solução, você tem computadores operando ao mesmo tempo, no mesmo ambiente virtual, mas de forma independente. O desktop é o mesmo para todas as máquinas, mas um usuário não atrapalha o acesso dos outros.
Você pode visualizar o desenvolvimento do trabalho de cada colaborador, gerenciar as atividades e configurar o desktop de acordo com suas preferências.
2. Desktop Remoto
Neste caso, os computadores operam no desktop virtual de um único servidor. Todos os softwares são executados no servidor da empresa e não ocupam espaço, nem o desempenho da máquina. Cada computador também funciona de forma independente.
Com ele você tem acesso a todas as ferramentas executadas pelos usuários, visualiza as ações e centraliza a gestão das permissões de licenças para cada um.
3. Ferramentas de produtividade
Softwares para criação de planilhas, textos e apresentações, agendamento de reuniões, comunicação interna e e-mail corporativo auxiliam na produtividade dos colaboradores.
Por meio dessas ferramentas, você tem o controle do andamento das atividades e mantém uma comunicação clara com a equipe. Esse controle é importante para gerar relatórios mais diretos e traçar objetivos para aos funcionários.
4. Ferramentas de colaboração
Mesmo a distância, alguns projetos continuam precisando da participação de toda a equipe. As ferramentas de colaboração possibilitam o trabalho em grupo e o gerenciamento das ações dos funcionários dentro do mesmo projeto. Você confere qual foi a participação de cada um através de um histórico de edições, que ficam salvos na nuvem.
5. Processos de aprovação
Não podemos esquecer dos processos que precisam de assinaturas de várias pessoas. Isso pode ser um problema quando todos estão trabalhando em home office, a solução ideal para não deixar os documentos parados é a Assinatura Digital.
6. Segurança
Apesar de não ser um cuidado muito comum entre as empresas brasileiras, é muito importante ter políticas de segurança na gestão do home office. Não importa o lugar, você precisa proteger as informações da empresa. E não basta só “baixar” aquele antivírus gratuito para estar realmente seguro. A segurança de dados acontece em várias camadas, exigindo diferentes proteções.
É importante que o antivírus (e demais proteções) estejam sempre atualizados, em todos os dispositivos, bem como seus sistemas operacionais e software instalados. Se o colaborador trabalha por tablet ou celular, é preciso ficar atento nestes aparelhos também.
O software de segurança impede que o usuário acesse determinados conteúdos, você pode gerenciar essas permissões de acordo com as regras da empresa. Por exemplo, se não é permitido ficar nas redes sociais durante o trabalho, você pode bloquear os sites no computador dos colaboradores.
Não dá para controlar o que eles acessam por seus dispositivos particulares, mas pelo menos o computador da empresa fica protegido.
Depois dessas dicas, esperamos que você consiga acompanhar o trabalho da sua equipe e faça uma boa gestão mesmo de longe. Ter tudo sob controle é bem mais fácil com a ajuda da tecnologia!
Gostou desse conteúdo? Então, siga nossas redes sociais e fique por dentro de como os recursos tecnológicos podem ajudar no desenvolvimento da sua empresa:
Este é um texto para desfazer uma mentira – há! 🤺
Sabe aquela ideia de que a Microsoft só trabalha com Pacote Office? Muita gente vê os dois como sinônimos, mas não é bem assim. Um bom exemplo é o Office 365, que é um verdadeiro marco de mudança – e tem muitas outras funções para empresas, incluindo o próprio Pacote Office. Essa solução não só serve para produzir arquivos de Word, Power Point e Excel, mas é um verdadeiro “combo” de produtividade do trabalho. Pensando nisso, este texto foi feito para mostrar o que é cada item e te colocar em dia sobre essa verdadeira revolução para as organizações.
O que é Pacote Office
Pacote Office é uma das partes mais básicas das soluções Microsoft. Inclui os “famosos” da linha: Word, Power Point e Excel. Essas são ferramentas clássicas, que fazem parte de todos os planos da Microsoft, ou seja: em qualquer solução que você buscar para sua empresa, vai encontrar esse trio (que você ainda vai poder chamar de seu). Por isso, na hora de escolher a melhor solução, o foco deve ser nas outras funções que os planos oferecem. E para conhecer essas funções é preciso conhecer o Office 365.
O que é Office 365
O Office 365 é uma solução no formato de SaaS (Software as a Service) com aplicações na nuvem, recursos colaborativos e ferramentas de comunicação para empresas. E em alguns planos, possui também serviço de hospedagem de e-mail corporativo. Ele foi lançado no Brasil em Janeiro de 2013, sendo o primeiro produto Microsoft a ser comercializado no formato de assinatura.
Vantagens do Office 365
Produtividade, gestão, colaboração e comunicação – essas são algumas palavras utilizadas para descrever a solução. Assim, para administradores, existem portais para gerenciar todas as licenças, e-mails e permissões – isso evita aquela confusão de senhas e diferentes plataformas para fazer trabalhos básicos. Para trabalhar em equipe, o Teams permite trocar ideias por texto ou conferências de áudio/vídeo, além de compartilhar e armazenar arquivos em um lugar só. 🗣 📧
Recursos do Pacote Office
Até o Word oferece novos benefícios: ao mesmo tempo que as ferramentas incentivam a troca de informações entre as pessoas, também permitem a melhor gestão dos dados. Assim, se você quer compartilhar um arquivo, pode determinar se a pessoa terá acesso para editar o documento original, se poderá fazer download e até que dia seu colega está autorizado a acessar aquele documento.
Outro ponto interessante é o acesso a versões. Dessa forma, em vez de salvar incontáveis arquivos diferentes para não correr o risco de perder a ideia inicial, você consegue facilmente acessar versões anteriores do documento. Aí você sempre vai ter uma resposta quando bater aquela dúvida do tipo “como estava esse projeto lá no início?”
Se você chegou até aqui na leitura, nunca mais vai ver o Pacote Office com os mesmos olhos (assim espero). E para continuar conhecendo mais sobre tecnologia para empresas, acompanhe nossas novidades nas redes sociais:
Facebook, Linkedin, Twitter e Instagram.
