Maria Julia Veronese
Comunicóloga tentando impactar o mundo com as palavras. Tagarela, sonhadora e persistente (não necessariamente nessa ordem). Seja bem-vindo!

Teams: Microsoft libera recursos gratuitamente por causa do coronavírus

Uma boa notícia, enfim! Com o coronavírus aumentando exponencialmente em todo o mundo, as empresas apostaram no home office para seus funcionários. Pensando nisso, a Microsoft liberou gratuitamente todos os recursos da sua ferramenta Teams para os usuários. Entre eles, estão as reuniões agendadas e a gravação de reuniões, que só eram permitidos nas licenças de Office Business Premium e Enterprises.

Os recursos passaram a ser gratuitos ontem (10/03) e a previsão é que fiquem disponíveis por cerca de 6 meses. A ação da Microsoft pretende facilitar o trabalho remoto em tempos de epidemia do coronavírus. A empresa não detalhou quais especificidades estariam liberadas, mas afirmou que a versão premium seria disponibilizada para todos gratuitamente. 

Teams

Como o Microsoft Teams vai ajudar a equipe?

O Teams conta com uma interface descomplicada, centraliza todas as informações da empresa, pode ser integrado com outros programas que você já conhece, como o Word e Excel, e permite videoconferências de ótima qualidade, tanto de áudio como de vídeo. Por essas e outras, ele é considerado uma das melhores ferramentas do mercado para a comunicação organizacional.

Além disso, com o crescimento do trabalho home office, ferramentas como essa serão cada vez mais necessária nas empresas. Confira os recursos que vão facilitar seu trabalho:

1) Compartilhamento de arquivos em tempo real

Quando você compartilha um documento, as alterações são visualizadas em tempo real por todos os usuários à medida que são feitas. Não precisa enviar um novo documento com as alterações, aqueles famosos arquivos que chamamos de “final-1.doc”, “final-2.doc” que você deve conhecer.

2) Criação de grupos por equipe

Você centraliza toda a comunicação corporativa com as equipes de uma vez. Isso evita aquele “telefone sem fio” que costumam dar problemas para as empresas. Você também pode separar por tema as reuniões que são feitas, colocando o nome certo na aba da conversa, o que facilita (e muito) na hora de resgatar um arquivo ou consultar uma informação passada pelo colega.

3) Uso em dispositivos móveis

Como o Teams conta com aplicativos móveis disponíveis para iOS e Android, você pode trabalhar em horas e locais diversos. Para quem trabalha viajando, essa mobilidade é muito importante, porque você não perde nada, não precisa carregar vários dispositivos e não perde o contato com a organização.

Teams Mobile

 

4) Login fácil

O usuário e senha são os mesmos para todos os aplicativos e serviços do Office 365, então você não precisa fazer logon todas as vezes porque fica tudo padronizado com o seu usuário no dispositivo, muito prático, né? Ele também impõe da autenticação multifator, como a confirmação por mensagem de texto, por exemplo.

5) Videoconferência

Você pode usar recursos de áudio, vídeo e compartilhamento de tela para até 250 pessoas ao mesmo tempo, além de enviar arquivos sem perder a qualidade. Assim você tem um verdadeiro “fichário” das suas reuniões e conversas – tudo na sua mão, registrado e organizado.

6) Agendamento de reunião

Dá para agendar reuniões, receber confirmações dos possíveis participantes e notificações com lembretes. A reunião aparece só para quem você convidar para a ocasião. Assim, a informação vai apenas para as pessoas certas. Existem também opções para quem quiser divulgar recados gerais, ou seja, o Teams se torna o que você quiser: um “mural” digital que acompanha cada profissional no bolso (com o celular) ou uma conversa direcionada a uma pessoa só.

7) Gravação de reuniões

A gravação fica visível só para quem você autorizar. Essa gravação também fica armazenada no Sharepoint (que é basicamente uma nuvem do Office) e você pode compartilhar com mais pessoas depois, pelo link.

8) Eventos Online

Dá para transmitir eventos para até 10.000 pessoas no Teams! Em tempos de epidemia, trânsito caótico ou simplesmente por economia e praticidade, o recurso é super válido por ser uma opção de transmissão online.

9) Agendas

Seus compromissos ficam organizamos e os afazeres podem ficar públicos, dá para selecionar só alguns usuários ou toda a equipe. Assim as pessoas ficam sabendo qual horário é melhor para conversar com você.

10) Tarefas

Suas tarefas ficam separadas por status e você recebe alertas quando o prazo de conclusão estiver perto. Ainda dá para alterar a privacidade de cada tarefa para que a equipe possa visualizar também.

E por último, mas não menos importe: o Teams tem todos os GIFS da Giphy para você usar nas conversas!

GIF Teams

 

O Teams é diferente de outras plataformas de troca de mensagens porque é focado em empresas, além dos inúmeros recursos que facilitam o dia a dia dos funcionários. WhatsApp e Messenger não dão opções práticas para corporações, sem contar a falta de segurança e coleta de dados para uso da publicidade que esses aplicativos fazem.

Independe do coronavírus, é importante investir em ferramentas de comunicação. A falha na comunicação interna prejudica todos os processos da empresa, inclusive a relação com os clientes. Uma comunicação adequada evita retrabalhos e economiza tempo.

A falta de investimentos nesta área atrapalha a produtividade da equipe, já que raramente todos os colaboradores são comunicados de forma correta. Saiba usar a tecnologia a seu favor!  

 

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