Assinatura digital: conheças suas vantagens e custos

A transformação digital mudou completamente a forma como as empresas, empreendedores e pessoas se relacionam. A facilidade em utilizar os recursos tecnológicos otimizou diversas tarefas burocráticas do nosso dia a dia. Muitas pessoas, porém, ainda têm dúvidas em relação ao uso de algumas soluções, como a assinatura digital.

Uma das principais questões é em relação a escolha do parceiro correto e sobre seus custos. Pensando nisso, resolvemos escrever este artigo com todas as informações a respeito do serviço de assinatura digital de documentos. Boa leitura!

O que é assinatura digital

Antes de nos aprofundarmos no assunto, é importante ter bem claro o conceito de assinatura digital. Ela nada mais é do que uma maneira de assinar documentos digitalmente, ou seja, por meio de um software. 

Utilizando criptografia para conferir segurança e integridade a documentos eletrônicos, ela possui a mesma validade jurídica de um documento assinado presencialmente, caso estejam de acordo com a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP Brasil, além da Medida Provisória 2.200-2/2001.

Imagine um contrato de prestação de serviços entre duas empresas, representadas na forma de pessoas jurídicas (CNPJ). Para assiná-lo, seria necessário que pelo menos um colaborador de cada uma delas se deslocasse até um cartório, investindo tempo e energia nessa tarefa. Se as partes estivessem em cidades diferentes, o processo ficaria ainda mais demorado e caro.

Com o avanço da tecnologia e a assinatura digital, este processo pode ser resolvido com muito mais agilidade por ambas as partes.

Vantagens de utilizar um software para assinar documentos digitalmente

Você já parou para pensar em todos os benefícios que a assinatura digital é capaz de proporcionar à sua empresa? Para você não ter dúvidas de como essa modalidade pode ser relevante para otimizar suas tarefas do dia a dia, separamos as vantagens mais significativas. Confira!

Economia de tempo

Diversas tarefas já foram otimizadas devido aos avanços da tecnologia e você já pensou que o processo de assinar contratos e documentos pode ser um desses? 

Imagine quantas horas seu colaborador precisa se ausentar para ir ao cartório e levar documentos até seus clientes. Com a assinatura digital, é possível ter uma economia significativa de tempo que gera novas possibilidades de negócio. Por exemplo, um vendedor que acabou de conseguir fechar uma transação não precisa parar e colocar os termos no papel. Todo o fluxo de trabalho é otimizado e, enquanto ele envia o que deve ser assinado por e-mail, pode fazer outros contatos ou tarefas.

Redução de custos

Da mesma forma que você ganha tempo, utilizar um sistema para assinar digitalmente documentos proporciona uma economia de recursos financeiros para sua companhia.

Além da redução de custos com papel, você diminui gastos com deslocamento, combustível e manutenção dos veículos. Ainda, a assinatura digital para empresas pode significar uma economia com o espaço para armazenar toda a documentação.

Maior praticidade

Com a digitalização das assinaturas, além de tempo e recursos financeiros, você ainda ganha uma maior praticidade na sua rotina de trabalho. Em vez de perder horas no trânsito apenas para fechar um negócio, os meios eletrônicos contribuem para a criação de um dia a dia mais eficiente.

Precisa consultar uma documentação específica, mas está fora da cidade onde fica a sede da sua empresa? O acesso pode ser realizado de qualquer lugar do mundo, apenas com o seu smartphone ou computador.

Segurança jurídica e legal

Apesar de muitos ainda questionarem a segurança jurídica e legal que as assinaturas digitais oferecem, esse é um problema que não existe. Ela garante que nenhuma empresa, instituição ou terceiro possa recusar os documentos assinados a partir desses métodos.

Além disso, a segurança que os documentos assinados digitalmente oferecem é muito maior. A falsificação não é uma tarefa tão simples de ser realizada, já que são muitas as camadas de proteção que a assinatura digital oferece.

O padrão de segurança é tão elevado que uma pequena mudança no documento assinado já invalida aquela assinatura. Ou seja, não é possível alterar os termos de um contrato após a conclusão de uma transação. Quem recebe a documentação também consegue atestar a autenticidade da assinatura, o que impede que outro signatário falsifique o arquivo.

Custos de utilizar um sistema de assinatura digital para empresas

Para adquirir a plataforma de assinatura digital em primeiro lugar será necessário saber o número de documentos a serem assinados mensalmente. Isso porque os valores variam de acordo com a quantidade de documentos a serem enviados para assinatura. O tipo de licença e duração do contrato são anuais.

O Adobe Sign, programa de assinatura digital Adobe, é um dos mais completos do mercado. Ele fornece diversos benefícios, como o recebimento de notificações em tempo real quando um documento for exibido e assinado, além da possibilidade de assinar documentos de qualquer dispositivo.

Escolhendo o parceiro de assinatura digital para sua empresa

O momento de escolher um parceiro que forneça a solução de assinatura digital para sua empresa é bastante delicado. Isso porque é fundamental contar com um fornecedor idôneo e com um suporte com profissionais qualificados.

A Buysoft, empresa parceira Platinum Adobe, é a opção ideal para o seu negócio. Com um amplo know how no assunto, está pronta para te auxiliar em todas as etapas do processo, desde o atendimento, implantação e suporte.

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